Qué es la administración y qué hacen los administradores

El concepto de administración

La administración es el proceso mediante el cual se coordinan los recursos de una organización (humanos, financieros, materiales, tecnológicos y de información) para alcanzar objetivos de manera eficiente y eficaz. Esta definición, común a autores como Koontz y Weihrich o Chiavenato, contiene dos ideas que conviene distinguir desde el primer día.

• Eficiencia: hacer bien las cosas, es decir, obtener los mayores resultados con los menores recursos posibles.
• Eficacia: hacer las cosas correctas, esto es, lograr los objetivos que se propuso la organización.

Una panadería de barrio en Puebla que produce mucho pan con poco desperdicio es eficiente; si además ese pan es el que sus clientes realmente quieren comprar, es eficaz. Se necesitan ambas cualidades: una organización puede ser muy eficiente haciendo un producto que nadie demanda.

Administrar no es mandar: es lograr que las personas, trabajando juntas, alcancen resultados que ninguna conseguiría sola.

El proceso administrativo

La tradición clásica describe la tarea del administrador como un ciclo de cuatro funciones que se retroalimentan:

1. Planeación: definir objetivos y decidir cómo alcanzarlos.
2. Organización: estructurar tareas, autoridad y responsabilidades.
3. Dirección: guiar, motivar y comunicar con el equipo.
4. Control: medir resultados, compararlos con lo planeado y corregir.

Algunos autores incluyen la integración de personal como etapa independiente; otros la consideran parte de la organización. Lo importante es entender el proceso como un ciclo continuo, no como una lista de pasos que se cumplen una sola vez.

Niveles y habilidades

En una organización suelen distinguirse tres niveles jerárquicos: la alta dirección (director general, consejo), los mandos medios (gerentes de área, jefes de departamento) y los supervisores de primera línea. Cada nivel dedica distinto tiempo a las funciones del proceso: la alta dirección se concentra más en planeación estratégica y los supervisores en dirección y control operativo.

Robert Katz propuso en 1955 que el administrador necesita tres tipos de habilidades, cuyo peso varía según el nivel:

• Técnicas: dominio de métodos y herramientas específicas; son más importantes en los niveles bajos.
• Humanas: capacidad de trabajar con personas, comunicar y resolver conflictos; son relevantes en todos los niveles.
• Conceptuales: capacidad de ver la organización como un todo y entender cómo se relacionan sus partes; predominan en la alta dirección.

Los roles de Mintzberg

Henry Mintzberg observó a directivos reales y concluyó que su trabajo es más fragmentado de lo que sugiere el modelo clásico. Identificó diez roles agrupados en tres categorías: interpersonales (figura decorativa, líder, enlace), de información (monitor, difusor, portavoz) y de decisión (emprendedor, manejador de disturbios, asignador de recursos y negociador).

Un ejemplo mexicano

Imagina una pequeña empresa de mensajería en bicicleta en Guadalajara. La dueña planea qué zonas atenderá y cuántos repartidores necesita; organiza turnos y asigna rutas; dirige motivando al equipo y resolviendo dudas; y controla midiendo el tiempo promedio de entrega y las quejas recibidas. Si el indicador muestra retrasos en horas pico, regresa a planear: el ciclo vuelve a empezar.

Esta misma lógica se aplica en una multinacional, en una cooperativa o en una dependencia pública; lo que cambia es la escala y la complejidad, no la naturaleza del trabajo administrativo.

Para recordar

• La administración busca eficiencia y eficacia en el uso de recursos.
• El proceso administrativo es un ciclo: planear, organizar, dirigir y controlar.
• Katz y Mintzberg ofrecen dos lentes complementarios para entender qué necesita saber y hacer un administrador.